کسبوکارهای بزرگ و متوسط اغلب در زمینههای مختلفی فعالیت میکنند به همین دلیل منابع هزینه آنها تنوع زیادی دارد. در چنین شرایطی مدیریت مالی هزینهها میتواند به یک چالش بزرگ تبدیل شود. برای مثال خرید ملزومات اداری و فیزیکی شمال هزینههای مختلفی نظیر هزینه محصول، هزینه حملو نقل و جابهجایی و هزینه تعمیرات نگهداری است. طرف حساب هر کدام از این هزینهها یک فرد یا گروه متفاوت است و نیاز دارد تا فاکتورهای جداگانه صادر شود. حال تصور کنید یک کسبوکار بزرگ با چندین شعبه و واحدهای مختلف و هزاران کارمند برای هزینههای جاری خود چه مشکلاتی دارد. به همین دلیل راهکار تنخواه گردان به عنوان یک راهحل برای این مشکل ارائه شد.
تنخواه وجه نقدی است که در اختیار یکی از کارکنان شرکت (تنخواهگردان) قرار داده میشود تا خریدهای روزانه و ملزومات را انجام دهد.
شخصی که به عنوان تنخواهگردان انتخاب میشود باید شخصی صادق و مورد اعتماد باشد. مبالغ تنخواه در سازمانهای بزرگ عددی بزرگ است و شخصی که حساب تنخواه را اداره میکند باید برای استفاده از آن حساسیت بالایی به خرج دهد.
هدف از تنخواهگردانی چیست؟
به طور کلی تنخواهداری و تنخواهگردانی سه هدف مهم دارد:
پرداخت سریع هزینههای جاری: با استفاده از حساب تنخواهداری میتوان پرداختهای جاری و روزانه را به راحتی و بدون نیاز به طی کردن عملیاتهای مالی و طی کردن روند اداری انجام داد. همچنین در صورت برزو شرایط ضروری مبلغ تنخواه میتواند به کمک سازمان بیاید.
کاهش حجم عملیاتهای مالی: عملیاتهای مالی و حسابداری در شرکتها با افزایش تعداد تراکنشها افزایش مییابد. در چنین شرایطی برداشتن بار تراکنشهای روزانه از روی دوش بخش حسابداری میتواند تا حد زیادی عملیاتهای مالی سرعت ببخشد.
انواع مختلف تنخواهگردان
وظایف هر تنخواهدار با توجه به اندازه شرکت و سیاستهای داخلی آن تعیین میشود. تنخواهداران با توجه به نوع وظایف خود به چهار دسته تقسیم میشوند:
• تنخواه گردان متغیر
• تنخواه گردان ثابت
• تنخواه گردان نقدی
• تنخواهگردان تعهدی
در ادامه به بررسی تفاوتهای این تنخواهگردانیها میپردازیم.
تنخواهگردان ثابت
این نوع تنخواهداری برای هزینههای ثابت ماهانه مورد استفاده قرار میگیرد. در این مدل هر ماه قسمت مالی مبلغ مشخصی را با توجه به لیست نیازمندیهای به حساب تنخواهگردانی واریز میکند و تنخواهردان نیز باید در پایان هر ماه لیست هزینههای ماه را به قسمت مالی تحویل دهد. در این مدل هیچ هزینهای خارج از هزینههای تعیینشده شامل تنخواه نمیشود.
تنخواهگردان متغیر
در این مدل هر ماه یک مبلغ مشخص بخ عنوان سقف تنخواهگردانی به حساب تنخواه واریز میشود و تنخواهگردان مجاز است با صلاحدید خود هزینههای جاری را با این حساب پرداخت کند. البته تنخواهگردان باید اسناد هزینههای انجام شده را در آخر هر ماه تحویل قسمت مالی دهد.
تنخواهگردان نقدی
در این مدل ابتدا هزینه ها پرداخت و سپس به ازای مبلغ پرداختی تنخواه تعیین میشود.
تنخواهگردان تعهدی
در مدل تنخواهگردان تعهدی مبلغ تنخواه به ازای هزینهای تعیین میشود که بخشی از آن پرداخت شده یا اصلا پرداخت نشده است.
ماهیت حساب تنخواهداری
حساب تنخواهگردان از نوع دارایی است. در واقع حساب تنخواهداری را می توان یک صندوق در نظر گرفت که بخشی از سرمایه شرکت در آن ذخیره شده است. تفاوت حساب تنخواهداری با صندوق در زمان ثبت هزینهها است. در صندوق باید هزینهها را به صورت روزانه ثبت کرد، در حالی که در حساب تنخواهداری ثبت هزینهها باید در زمان پرداخت انجام شود.
فرایندهای تنخواهداری
هر حساب تنخواهداری دارای چهار فرایند است:
افتتاح حساب: افتتاح حساب تنخواهداری با توجه به نیازهای سازمانی و صلاحدید مدیران و واریز وجه به حساب و یا افتتاح حساب در سال مالی جدید و انتقال وجه از سال قبل.
ثبت هزینهها: ثبت هزینههای انجام شده توسط تنخواهگردان ارائه اسناد مالی به قسمت حسابداری.
ترمیم حساب: فرایند جایگزینی مبلغ هزینهشده در حساب تنخواهداری.
بستن حساب: بستن حساب تنخواهداری و تسویهحساب هزیههای باقیمانده در پیاان سال مالی و انتقال وجه باقیمانده در حساب به عنوان مبلغ افتتاحیه به حساب سال بعد.
رسید تنخواهداری چیست؟
رسید تنخواهداری سند هزینههای انجام شده توسط تنخواهگردان است که به قسمت مالی ارائه میشود. مبلغ رسید باید شفاف و به صورت عدد و حروف نوشته شود. تنخواهدار باید رسید را به صورت امضاشده تحویل قسمت مالی دهد و مدیر مالی یا حسابداری مجموعه نیز باید پس از بررسی رسید، آن را امضا کند.
وظایف و شرایط تنخواه دار چیست؟
همانطور که گفتیم، تنخواهدار باید دارای شرایط خاصی باشد و وظایف مهمی را نیز بر عهده دارد:
• تسلط به آییننامهها و قوانین تنخواهداری
• تحویل لیست هزینهها به صورت منظم و در پایان هر ماه به واحد مالی
• پرداختهای جاری و ضروری با توجه به قوانین شرکت و دستورآلعملهای تعیین شده
• دریافت فاکتور رسمی برای پرداختهای انجام شده
• نظم و دقت در تنیم سندها و رسیدها
• صداقت و شفافیت در هزینههای انجام شده
راهکار تنخواهگردانی پادیوم
یکی از چالشهای بزرگ کسبوکارها به ویژه سازمانهای بزرگ، مدیریت هزینههای خرد است که از طریق حساب تنخواهگردان انجام میشود. روشهای سنتی درگیرشدن حساب شخصی تنخواهداران هم برای صاحب حساب و هم سازمان، چالشهایی را به همراه دارد. در سرزمین هوشمند پاد و در چارچوب حساب دیجیتال پاد، سرویس تنخواهگردان پیشبینی شده تا عملیات مربوط به تنخواهگردان ذیل حساب اصلی سازمان انجام شود تا مشکلات قبلی مرتفع شده و نظارت و پیگیری تراکنشهای مربوط به تنخواهگردان به نحو کاملتری اعمال شود.
از این رو راهکار مدیریت وجوه تنخواه کسبوکار توسط پایدوم ارائه شده است تا تا عملیات مربوط به تنخواهگردان ذیل حساب اصلی سازمان انجام شود تا مشکلات قبلی مرتفع شده و نظارت و پیگیری تراکنشهای مربوط به تنخواهگردان به نحو کاملتری اعمال شود.
شما برای دریافت این سرویس و یا کسب اطلاعات بیشتر می توانید از صفحه راهکار مدیریت وجوه تنخواه کسبوکار بازدید کنید و یا با شماره ۰۲۱-۸۹۵۱۸۹۸۹ تماس بگیرید.
درباره پادیوم
پادیوم یک بازارچه API و راهکارهای دیجیتال است که با هدف تسهیل راهاندازی و توسعه کسبوکارهای حوزه دیجیتال شروع به کار کرده است. در بازارچه API پادیوم میتوانید APIهای خودتان را در اختیار در دیگران قرار دهید و یا از APIهای ارائه شده توسط دیگران و کسبوکارها برای توسعه محصول خود بهره ببرید.
مزیت پادیوم برای ارائهدهندگان API:
• استفاده از کانالهای ارتباطی پادیوم برای جذب کاربران بیشتر
• متمرکز شدن فرایند پشتیبانی
مزیت پادیوم برای دریافتکنندگان API:
• یکپارچگی سرویسها
• امکان مقایسه سرویسهای مختلف و انتخاب بهترین گزینه
• پشتیبانی مستمر
نظر شما در مورد این مطلب چیست؟ نظرات خود را در پایین همین صفحه با ما در میان بگذارید. 👇
